God fondsledelse

Copenhagen Capacitys besvarelse af Komitéen for god Fondsledelses 16 anbefalinger til god fondsledelse.

Fonden er omfattet af anbefalingerne for god Fondsledelse, som er tilgængelige på Komitéen for god Fondsledelses hjemmeside www.godfondsledelse.dk.

Anbefalinger

     

Copenhagen Capacitys tilgang

 
1. Åbenhed og kommunikation

1.1. Det anbefales, at bestyrelsen
vedtager retningslinjer for ekstern
kommunikation, herunder hvem, der
kan, og skal udtale sig til
offentligheden på den
erhvervsdrivende fonds vegne, og om
hvilke forhold. Retningslinjerne skal
imødekomme behovet for åbenhed og
interessenternes behov og mulighed
for at opnå relevant opdateret
information om fondens forhold.
   

Fonden følger anbefalingen.

Fonden har udarbejdet en national
kommunikations- og pressestrategi, som
Komitéen for god fondsledelse anbefaler.

Fonden udtaler sig løbende om de emner
og områder, den arbejder med. Viden,
erfaringer, analyser og resultater deles
med offentligheden med henblik på at
skabe transparens om fondens virke.

Formanden og direktøren er talspersoner
for fonden.

       
2.1 Overordnede opgaver og ansvar

2.1.1 Det anbefales, at bestyrelsen med
henblik på at sikre den erhvervsdrivende
fonds virke i overensstemmelse med
fondens formål og interesser mindst en
gang årligt tager stilling til fondens
overordnede strategi og uddelingspolitik
med udgangspunkt i vedtægten.
    Fonden følger anbefalingen.

Dette er et fast punkt på bestyrelsens
årlige strategi seminar i august måned.
       
2.2 Formanden og næstformanden for bestyrelsen

2.2.1 Det anbefales, at
bestyrelsesformanden organiserer,
indkalder og leder bestyrelsesmøderne
med henblik på at sikre et effektivt
bestyrelsesarbejde og skabe de bedst
mulige forudsætninger for
bestyrelsesmedlemmernes arbejde
enkeltvis og samlet.
    Fonden følger anbefalingen.

Formanden planlægger i samarbejde
med direktøren bestyrelsesmøderne.
Formanden leder bestyrelsesmøderne
og påser at samtlige medlemmer
indkaldes samt at der føres protokol
over forhandlingerne i bestyrelsen.

     
2.2.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen
(ud over formandshvervet) undtagelsesvis
anmoder bestyrelsesformanden om at
udføre særlige driftsopgaver for den
erhvervsdrivende fond, bør der foreligge
en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at
bestyrelsen bevarer den uafhængige
overordnede ledelse og kontrolfunktion.
Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling
mellem formanden, næstformanden, den
øvrige bestyrelse og en eventuel direktion.
    Fonden følger anbefalingen.

Bestyrelsesformanden varetager ikke,
udover formandsopgaven, særlige
opgaver for Fonden. Fondens bestyrelse
har ansat en direktør, som varetager
den daglige drift og ledelse af Fonden
under ansvar over for bestyrelsen.
       
2.3 Bestyrelsens sammensætning og organisering

2.3.1 Det anbefales, at bestyrelsen
løbende vurderer og fastlægger, hvilke
kompetencer bestyrelsen skal råde over
for bedst muligt at kunne udføre de
opgaver, der påhviler bestyrelsen.
    Fonden følger anbefalingen.

Ved indstilling af nye uafhængige
bestyrelsesmedlemmer foretager
bestyrelsen en konkret gennemgang af
det enkelte bestyrelsesmedlem i
relation til pågældendes kompetencer,
ligesom bestyrelsen løbende forholder
sig til, hvorvidt bestyrelsessammensætningen
bør ændres, så
bestyrelsen bedst muligt kan varetager
sine opgaver for Fonden.
       
2.3.2 Det anbefales, at bestyrelsen med
respekt af en eventuel udpegningsret i
vedtægten sikrer en struktureret, grundig
og gennemskuelig proces for udvælgelse
og indstilling af kandidater til bestyrelsen.
    Fonden følger anbefalingen.

Fondens vedtægter foreskriver, at
bestyrelsen består af 13 medlemmer,
hvoraf 6 medlemmer udpeges fra
offentlige myndigheder efter følgende
fordeling: 4 medlemmer udpeges fra
Regionsrådet i Region Hovedstaden,
Københavns Kommune udpeger 1
medlem, og kommunekontaktrådet
udpeger 1 repræsentant blandt de
øvrige kommuner i Region
Hovedstaden.

Endvidere foreskriver vedtægterne, at
de medlemmer, som er udpeget fra
offentlige myndigheder, herefter i
fællesskab udpeger 7
erhvervsrepræsentanter og særligt
sagkyndige bestyrelsesmedlemmer, der
indtager en uafhængig stilling i forhold
til Region Hovedstaden og kommunerne
i regionen.

Dersom 1 af de 7 uafhængige
bestyrelsesmedlemmer udtræder af
bestyrelsen i valgperioden, udpeger de
medlemmer af bestyrelsen, som er
udpeget fra offentlige myndigheder, et
uafhængigt bestyrelsesmedlem, der
indtræder i den resterende valgperiode.
       
2.3.3 Det anbefales, at
bestyrelsesmedlemmer udpeges på
baggrund af deres personlige egenskaber
og kompetencer under hensyn til
bestyrelsens samlede kompetencer, samt
at der ved sammensætning og indstilling
af nye bestyrelsesmedlemmer tages
hensyn til behovet for fornyelse –
sammenholdt med behovet for kontinuitet
– og til behovet for mangfoldighed i
relation til bl.a. erhvervs- og
uddelingserfaring, alder og køn.
    Fonden følger anbefalingen delvist.

Ved indstilling af nye uafhængige
bestyrelsesmedlemmer foretager
bestyrelsen en konkret gennemgang af
det enkelte bestyrelsesmedlem i
relation til de nævnte punkter om
egenskaber og kompetencer, fornyelse
og mangfoldighed.
       
2.3.4 Det anbefales, at der årligt i
ledelsesberetningen, og på den
erhvervsdrivende fonds eventuelle
hjemmeside, redegøres for
sammensætningen af bestyrelsen,
herunder for mangfoldighed, samt at der
gives følgende oplysninger om hvert af
bestyrelsens medlemmer:
  • den pågældendes navn og stilling,
  • den pågældendes alder og køn,
  • dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt
    genvalg af medlemmet har fundet sted, og
    udløb af den aktuelle valgperiode,
  • medlemmets eventuelle særlige kompetencer,
  • den pågældendes øvrige ledelseshverv,
    herunder poster i direktioner, bestyrelser
    og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg, i
    danske og udenlandske fonde,
    virksomheder, institutioner samt
    krævende organisationsopgaver,
  • hvilke medlemmer, der er udpeget af
    myndigheder/tilskudsyder m.v., og
  • om medlemmet anses for uafhængigt.
    Fonden følger anbefalingen.

Fondens hjemmeside og årsrapport for
2015 har en beskrivelse af bestyrelsens
medlemmer. Denne indeholder
oplysninger om medlemmernes navn,
stilling, alder, dato for indtræden,
genvalg og udløb af valgperiode, hvilke
der er udpeget af
myndigheder/tilskudsyder samt hvilke
der betragtes som uafhængige.
       
2.3.5 Det anbefales, at flertallet af
bestyrelsesmedlemmerne i den
erhvervsdrivende fond ikke samtidig er
medlemmer af bestyrelsen eller
direktionen i fondens dattervirksomhed(-er),
medmindre der er tale om et helejet
egentligt holdingselskab.
    Fonden følger anbefalingen.

Fonden har ingen dattervirksomheder.
       
2.4 Uafhængighed

 2.4.1 Det anbefales, at en passende del
af bestyrelsens medlemmer er
uafhængige.

Består bestyrelsen (eksklusiv
medarbejdervalgte medlemmer) af op til
fire medlemmer, bør mindst ét medlem
være uafhængigt. Består bestyrelsen af
mellem fem til otte medlemmer, bør
mindst to medlemmer være uafhængige.
Består bestyrelsen af ni til elleve
medlemmer, bør mindst tre medlemmer
være uafhængige og så fremdeles.

Et bestyrelsesmedlem anses i denne
sammenhæng ikke for uafhængig, hvis
den pågældende:
  • er eller inden for de seneste 3 år har
    været medlem af direktionen eller
    ledende medarbejder i fonden eller en
    væsentlig datter virksomhed eller
    associeret virksomhed til fonden
  • har modtaget større vederlag,
    herunder uddelinger eller andre
    ydelser, fra fonden/koncernen eller en
    dattervirksomhed eller associeret
    virksomhed til fonden i anden
    egenskab end som medlem af fondens
    ledelse
  • inden for det seneste år har haft en
    væsentlig forretningsrelation (f.eks.
    personligt eller indirekte som partner
    eller ansat, aktionær, kunde,
    leverandør eller ledelsesmedlem i
    selskaber med tilsvarende forbindelse)
    med fonden/koncernen eller en
    dattervirksomhed eller associeret
    virksomhed til fonden
  • er eller inden for de seneste 3 år har
    været ansat eller partner hos ekstern
    revisor
  • har været medlem af fondens ledelse i
    mere end 12 år
  • er i nær familie med eller på anden
    måde står personer, som ikke
    betragtes som uafhængige, særlig nær
  • er ledelsesmedlem i en organisation,
    en anden fond eller lignende, der
    modtager eller gentagne gange inden
    for de seneste 5 år har modtaget
    væsentlige donationer fra fonden.
    Fonden følger anbefalingen.

Bestyrelsen har ved indtrædelse af nye
bestyrelsesmedlemmer foretaget en
konkret gennemgang af forholdene for
hvert enkelt bestyrelsesmedlem i
relation til de nævnte punkter om
vurdering af uafhængighed.

Ifølge fondens vedtægter skal 7/13
indtage en uafhængig stilling i forhold
til Region Hovedstaden og Københavns
Kommune. Disse 7 bestyrelsesmedlemmer
opfylder kriterierne for uafhængighed.
       
2.5 Udpegningsperiode

2.5.1 Det anbefales, at bestyrelsens
medlemmer som minimum udpeges for en
periode på to år, og maksimalt for en
periode på fire år.
    Fonden følger anbefalingen.

I henhold til Fondens vedtægter
udpeges bestyrelsens medlemmer for
en periode på fire år med mulighed for
genvalg.
       
2.5.2 Det anbefales, at der for
medlemmerne af bestyrelsen fastsættes
en aldersgrænse, som offentliggøres i
ledelsesberetningen eller på fondens
hjemmeside.
    Fonden følger anbefalingen.

I henhold til Fondens Forretningsorden
kan intet medlem udpeges til
bestyrelsen efter deres fyldte 67. år.
Fra 2016 vil dette fremgå af Fondens
hjemmeside.
       
2.6 Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og direktionen

2.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen
fastlægger en evalueringsprocedure, hvor
bestyrelsen, formanden og de individuelle
medlemmers bidrag og resultater årligt
evalueres, og at resultatet drøftes i
bestyrelsen.
    Fonden følger anbefalingen.

Fra 2016 vil bestyrelsens arbejde blive
evalueret en gang årligt.
       
2.6.2 Det anbefales, at bestyrelsen én
gang årligt evaluerer en eventuel
direktions og/eller administrators arbejde
og resultater efter forud fastsatte klare
kriterier.
    Fonden følger anbefalingen.

På det årlige bestyrelsesmøde i marts
evalueres direktionens arbejde og
resultater med udgangspunkt i de mål
og konkrete KPIer, som er fastsat i
Copenhagen Capacitys strategi og
resultatkontrakter.
       
3. Ledelsens vederlag

3.1.1 Det anbefales, at medlemmer af
bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde
aflønnes med et fast vederlag, samt at
medlemmer af en eventuel direktion
aflønnes med et fast vederlag, eventuelt
kombineret med bonus, der ikke bør være
afhængig af regnskabsmæssige resultater.

Vederlaget bør afspejle det arbejde og
ansvar, der følger af hvervet.
    Fonden følger anbefalingen.

Bestyrelse og direktion aflønnes med et
fast vederlag.
       
3.1.2 Det anbefales, at der i
årsregnskabet gives oplysning om det
samlede vederlag, hvert medlem af
bestyrelsen og en eventuel direktion
modtager fra den erhvervsdrivende fond
og fra andre virksomheder i koncernen.
Endvidere bør der oplyses om eventuelle
andre vederlag som
bestyrelsesmedlemmer, bortset fra
medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen,
modtager for varetagelsen af opgaver for
fonden, dattervirksomheder af fonden
eller tilknyttede virksomheder til fonden.
    Fonden følger anbefalingen.

Bestyrelsens og direktionens samlede
vederlag fremgår af årsregnskabet.

Download Copenhagen Capacitys besvarelse af Komitéen for god Fondsledelses 16 anbefalinger til god fondsledelse (PDF)